Utlysning: Evaluering av prosjektstøtteordningen

Anbud bes sendt elektronisk innen 15. juni 2020 til vår e-postadresse: info@barents.no

Anbudet må inneholde:  

• Et detaljert forslag til metodikk.
  Vi legger til grunn at dette blant annet inkluderer kvalitative intervjuer med relevante kilder. Dette omfatter tilskuddsmottakere/ prosjektledere, Utenriksdepartementet, sentrale personer i Barentssekretariatet IKS, både ansatte og på eiersiden, sentrale samarbeidspartnere for Barentssekretariatet og andre relevante samfunnsaktører med interesser i Barentsregionen og samarbeidet over grense. 
• Intervjuene bør inkludere kilder fra både Nordland og Troms og Finnmark, samt russiske kilder.
  Som følge av stengte grenser grunnet koronasituasjonen, legges det til grunn at møter og intervjuer kan gjennomføres via telefon eller internett.
• Tidsplan for perioden fram til presentasjon av ferdig rapport 15.10.2020
• Dokumentasjon på kompetanse og erfaring innen evaluering/forskning, kunnskap om Russland og Barentaregionen/nordområdenene, orientering om kunnskap om prosjektsamarbeid og offentlige tilskuddsordninger
• Detaljert budsjett

Mandat: Midtveisevaluering av prosjektstøtteordningen til Barentssekretariatet IKS i 2018 og 2019

1. BAKGRUNN
Barentssekretariatet IKS i Kirkenes har siden 1993 utviklet regionale internasjonale forbindelser mellom Nord-Norge og Nordvest-Russland på oppdrag fra Utenriksdepartementet.

Kjerneaktiviteten til Barentssekretariatet er å legge til rette for dialog og godt naboskap i nord gjennom å finansiere og forvalte samarbeidsprosjekter over grensene. Dette skal bidra til å sikre fred og stabilitet i Barentsregionen, som er den mest befolkede delen av Arktis.

Barentssekretariatet forvalter prosjektmidler på vegne av Utenriksdepartementet (UD) gjennom en treårig tilskuddsavtale (2018-2020) og årlige oppdragsbrev. Årlige utbetalinger fra UD til Barentssekretariatet ligger på ca. 40 mill. kroner, hvorav ca. 25 mill. kroner til prosjektmidler. I 2018 var prosjektmidlene på 14 millioner kroner, i 2019 var det 25 millioner kroner og i 2020 er det 25 millioner kroner til støtte av samarbeidsprosjekter mellom norske og russiske aktører, jf. nærmere beskrivelse av prosjektordningen under. Fluktuasjoner mellom årene har forvaltningstekniske forklaringer, blant annet likviditetsbehovet i Barentssekretariatet. 

2. MÅL MED PROSJEKTSTØTTEORDNINGEN
UDs oppdragsbrev til Barentssekretariatet for forvaltningen av Barents regionale prosjekter i 2018, 2019 og 2020 fastsetter bl.a. følgende: 

FORMÅL OG MÅLGRUPPE FOR TILSKUDDSORDNINGEN
Det overordnede formål for de regionale prosjektene er å bidra til tillitsbygging og grenseoverskridende folk-til-folk-samarbeid med Russland i nord. Ordningen skal videreføre og videreutvikle det eksisterende regionale samarbeidet med vekt på gjensidig utveksling av erfaring og kunnskap, kompetanseheving og nettverksbygging mellom offentlige og private virksomheter og sivile organisasjoner. De regionale folk-til-folk-prosjektene skal favne et bredt spekter av samfunnet, herunder kultur, idrett, utdanning, miljø, sivilt samfunn, helse, urfolk og næringsliv. 

Målet er et videreført bredt samarbeid mellom russiske og norske aktører i Barentsregionen. Målgruppen for ordningen er norske og russiske aktører i Barentsregionen.

KRITERIER FOR MÅLOPPNÅELSE
Følgende kriterier legges til grunn for å belyse graden av måloppnåelse: 

• De regionale prosjektene har bidratt til etablering av et bredt og diversifisert samarbeid innen flere sektorer med russiske aktører på myndighetssiden, sivilt samfunn eller næringslivsaktører. 
• Prosjektmidler ble fordelt mellom ulike porteføljer, herunder BarentsKult-programmet og fordelt mellom alle fylker i Nord-Norge. 
• Det norske Barentssekretariatet IKS skal ha vært et kompetansesenter for norsk-russiske relasjoner i nord og deltatt i det offentlige ordskiftet og bidratt til økt oppmerksomhet om folk-til-folk-samarbeidet i regionen

3. EVALUERINGEN OG SENTRALE SPØRSMÅL

Midtveisgjennomgangen skal ha et helhetlig perspektiv på virksomheten og aktiviteten, og skal vurdere følgende spørsmål:

1. Forvaltes tilskuddsordningen i henhold til mål og hensikt satt av Utenriksdepartementet?
2. Hvordan er måloppnåelsen ved ordningen i perioden 2018-19?
3. Hvilke eventuelle justeringer og forbedringer i virksomheten og arbeidet med tilskuddsordningen kan anbefales?
4. Opsjonelt delspørsmål: Hvordan har måloppnåelsen i ordningen utviklet seg i et lengre perspektiv, for eksempel sammenlignet med forrige avtaleperiode 2015-17?

En nærmere beskrivelse av prosjektordningen og målsetningene ved denne finnes i vedlagte dokumenter, samt i Utenriksdepartementets Prop. 1 S (2019-2020).

4. TIDSRAMME 
Evalueringen skal dekke prosjekter støttet av UD etter avtale RUS-17/0038 i perioden 1.1.2018-31.12.2019. 

Rapporten skal være ferdigstilt senest 10. oktober 2020. 

5. TILDELINGSKRITERIER OG KVALIFIKASJONSKRAV 
Den/de som foretar evalueringen må oppfylle følgende krav:

• Dokumentert kompetanse og erfaring innen evaluering og/eller forskning
• Tilbyder bør ha kunnskap om Russland og Barentsregionen/nordområdene
• Det er en fordel med kunnskap om prosjektsamarbeid og offentlige tilskuddsordninger
• Tildelingskriteriene vektes som følger ved beslutning om tilbyder:
• Formell kompetanse og erfaring: 60 %
•  Pristilbud: 30 %
•  Russlandskunnskap: 10 %

6. METODE
Vi ber om at anbudet som leveres inneholder et detaljert forslag til metodikk.  Vi legger til grunn at dette blant annet inkluderer kvalitative intervjuer med relevante kilder. Dette omfatter tilskuddsmottakere/prosjektledere, Utenriksdepartementet, sentrale personer i Barentssekretariatet IKS, både ansatte og på eiersiden, sentrale samarbeidspartnere for Barentssekretariatet og andre relevante samfunnsaktører med interesser i Barentsregionen og samarbeidet over grense. Intervjuene bør inkludere kilder fra både Nordland og Troms og Finnmark og russiske kilder. 

Som følge av stengte grenser grunnet koronasituasjonen, legges det til grunn at møter og intervjuer kan gjennomføres via telefon eller internett. 
Behov for ytterligere skriftlige kilder og dokumenter utover det som er vedlagt her avtales i forbindelse med oppstarten av evalueringsarbeidet.

7. ANSVARLIGE PARTER
Barentssekretariatet IKS er den som bestiller evalueringen. 
Alle dokumenter relatert til oppdraget skal sendes per e-post til: info@barents.no 

• Juni 2020: Oppstartsmøte med Barentssekretariatet
• 10. september 2020: Førsteutkast til rapport
• 10. oktober 2020: Endelig rapport ferdig
• Ca 15. oktober: Presentasjon av rapport i møte med UD og Barentssekretariatet

9. RAPPORTER OG DOKUMENTER
Dette forventes levert: 

• Detaljert plan for gjennomgang/evaluering
• Utkast til rapport
• Ferdig rapport i PDF med sammendrag. 

Evalueringsrapporten kan skrives på norsk eller engelsk. Ferdig rapport bør ikke overstige 30 sider, eksklusiv vedlegg. Rapporten skal ha et 1-2 siders sammendrag på engelsk.
Ferdig rapport,  andre dokumenter og korrespondanse kan bli offentlig tilgjengelig, jf. offentleglova. 

10.  BUDSJETT
Totalt budsjett for denne evalueringen er inntil NOK 400 000 (inkludert mva.). 
Utbetaling skjer i to omganger, der andre utbetaling skjer når ferdig rapport er levert.

Vedlegg

1. 1. RUS-17/0038 Barentssekretariatet IKS 2018: Oppdragsbrev for forvaltning av Barents regionale prosjekt 2018 (brev fra UD 19. j (5.13 MB)
2. 2. RUS-17/0038 Barentssekretariatet IKS 2018: Oppdragsbrev for forvaltning av Barents regionale prosjekt 2019 (brev fra UD 4. ma (5.15 MB)
3. 3. RUS-17/0038 Barentssekretariatet IKS 2018: Oppdragsbrev for forvaltning av Barents regionale prosjekt 2020 (brev fra UD 28. f (2.08 MB)
4. Tilskuddsavtale mellom Det norske utenriksdepartement og Barentssekretariatet IKS vedrørende RUS-17/0036 samarbeid med Barentsse (750.86 KB)
5. RUS-15/001 Avtale om forvaltning av tilskuddsmidler og samarbeid mellom UD og Barentssekretariatet i perioden 2015-2017 (6.64 MB)
6. Sluttrapport til UD, 2015 - 2017 (1.32 MB)
7. Mandat for evaluering (209.95 KB)