I all hovedsak dekker Barentssekretariatet kostnadene som partnerne har til å møtes i enten Norge eller Russland. De vanligste budsjettpostene er:

• Reise, opphold, mat og visumkostnader.
• Kostnader til leie av møterom, hall, konsertlokale eller annet oppholdssted.
• Utgifter til tolking.

Norsk og russisk deltakelse
Det kan godt være finlendere, svensker og andre med i prosjektet, men våre midler skal dekke deltakelsen til nordmenn og russere med base i Barentsregionen. Prosjektmidlene skal også i all hovedsak gå til å dekke aktiviteter som skjer i Barentsregionen.

Budsjett

Prosjektbudsjettet er noe vi bruker mye tid på i saksbehandlingen. Det er viktig at dere arbeider frem et oversiktlig og fornuftig budsjett for prosjektet. Jo mer detaljert og realistisk budsjettet er, dess større er sjansen for at prosjektet får støtte. Husk at Barentssekretariatet bare kan støtte inntil 70 prosent av de totale prosjektkostnadene.

Et annet viktig moment er at det kreves russisk medfinansiering i prosjektet. Vi har ikke noe spesifikt krav for hvor stor denne andelen skal være, men jo høyere den russiske medfinansieringen er dess sterkere fremstår prosjektets samarbeidsprofil og gjennomføringsevne.

Dugnad

Lønns- og dugnadssatsene vi følger gjelder enten ved kjøp av eksterne tjenester til prosjektet eller når det skal beregnes egeninnsats for dugnad:
Kjøp av eksterne tjenester: kr 600,- per time (instruktører og foredragsholdere m.m.)
Dugnad på norsk side: kr 200,- per time
Dugnad på russisk side: kr 100,- per time.

Dugnads- og lønnsinnsats kan kun beregnes for de som har en aktiv rolle i gjennomføringen av prosjektet. Deltakere på en kurs eller konferanse kan ikke regnes med her.

Viktig å huske på:

• Budsjettpostene spesifiseres ikke godt nok.
• Du forklarer ikke godt nok i den skriftlige beskrivelsen av budsjettet hva de ulike postene skal brukes til.
• Søker har ikke lest retningslinjene og fører opp kostnader som Barentssekretariatet ikke kan dekke.
• Søker har for stor andel av totalbudsjettet i kostnader til lønn og prosjektledelse. En viss grad av prosjektledelse kan vi dekke, men våre midler skal i første rekke gå til å dekke selve prosjektgjennomføringen. Er det veldig stor grad av administrativt forarbeid, bør søker skaffe annen finansiering til dette.
• Søker beskriver ikke hva som kostnadsføres under annet-posten
• Søker ber om støtte til aktiviteter som er gjennomført. Barentssekretariatet støtter bare fremtidige aktiviteter.
• Søker har ikke russisk medfinansiering