Søknaden skal være fra nordnorsk eller samisk partner (fra norsk del av Sápmi) i prosjektet. Søker kan være en privat eller offentlig institusjon, bedrift, stiftelse eller organisasjon som er registrert med organisasjonsnummer i Brønnøysundregistrene.

Tilskuddsordningen dekker Nordland, Troms og Finnmark fylker, og det sørsamiske området. Videre inngår den svenske og finske delen av Barentsregionen. Prosjekter med samarbeidspartnere fra det øvrige nordlige Norden (Færøyene, Grønland, Island) og/eller i arktisk Canada eller USA kan også vurderes, forutsatt at disse bidrar til å fremme formålet. Det samme gjelder prosjekter med uavhengige russiske aktører i Barentsregionen.

Søknaden skal sendes inn gjennom søknadsportalen på barents.no.

Søknaden må være innsendt før hovedaktiviteten i prosjektet er påbegynt.

Søknaden må inneholde følgende:

• Søkerens navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, kontonummer og organisasjonsnummer. 
• En grundig og gjennomarbeidet prosjektbeskrivelse
• Informasjon om at partnerskapet består av aktører fra norsk, og/eller svensk og/eller finsk del av Barents, ev. andre deler av programmets geografiske område.
• Oversikt over samarbeidspartnere og deres bidrag i prosjektet
• Tidshorisont/varighet 
• Oversikt over forventede resultater
• Et spesifisert og kostnadseffektivt budsjett
• Informasjon om minimum 30 % egenfinansiering, ev. egeninnsats. Det kan gjøres unntak for mindre prosjekter – maks søknadssum 50 000 kr.
• Informasjon om medfinansiering fra Sverige, Finland, ev. fra partnere i øvrige Nordiske Arktis (Færøyene, Grønland, Island), og/eller i Arktisk Canada eller USA.

Prosjektene skal i all hovedsak gjennomføres i Nord-Norge og/eller i svensk/finsk del av Barentsregionen. Aktivitet i andre deler av det geografiske virkeområdet kan støttes hvis hovedaktiviteten skal foregå i Nord-Norge og/eller Sverige/Finland.

Barentssekretariatet kan altså ikke støtte prosjekter som utelukkende skal foregå på for eksempel Island, men hvis det er aktivitet både i Nord-Norge og på Island kan prosjektet potensielt motta støtte.

Barentssekretariatet dekker kostnader knyttet til nordnorsk eller samisk deltakelse / nordnorske eller samiske partnere i prosjektene.

Barentssekretariatet kan i særlige tilfeller dekke kostnader knyttet til norske eller samiske deltakere/partnere fra andre steder i landet og/eller uavhengig(e) russiske partner(e).

Selv om det er et krav at prosjektet må involvere finske og/eller svenske deltakere (evtdeltakere fra de andre geografiske virkeområdene) kan våre midler ikke dekke deres kostnader.

De vanligste kostnadene vi kan dekke er: 

• Lønn/honorar:

Lønn/honorar kan beregnes for de som har en aktiv rolle i gjennomføringen av prosjektet. Dette kan for eksempel være lønn til prosjektledere, administrasjonskostnader, lønn til tolker, honorar til artister/instruktører osv.

Våre lønnssatser er satt til inntil kr 700,- per time. Våre satser for dugnad er satt til kr 200,- per time.

• Reise, opphold og mat:

Utgifter til mat dekkes etter regning, men med et øvre tak på 600 kroner per person per dag.

Utgifter til bilkjøring dekkes etter regning (drivstoff/lading), ikke etter statens satser for kjøregodtgjøring.

Det betyr at kvittering for mat og bilkjøring må legges ved sluttrapporten.

• Kostnader til leie av møterom, hall, konsertlokale eller annet oppholdssted. 
• Andre kostnader:

Vi kan også søkes om å dekke for eksempel kostnader til lyd, lys og annen teknikk i forbindelse med arrangementer.

Barentssekretariatet kan dekke inntil 70% av de norske totalkostnadene i prosjektet. Det betyr at de siste 30% må finansieres av andre, eller som egenandel fra søker. Egen arbeidsinnsats kan inngå som egenandel.

Om den totale kostnadsrammen for prosjektet er under 50 000 kroner kan Barentssekretariatet søkes om å dekke hele beløpet.

• Humanitær bistand
• Grunnforskning
• Markedsføringsprosjekter
• Fysiske investeringer
• Ordinære driftsutgifter
• Etablering av virksomhet
• Utgivelse av bøker, publikasjoner og produksjon av informasjonsmateriell
• Profesjonell film- og lydproduksjon
• Dekning av underskudd
• Egenkapital / finansiering av eierskap
• Prosjekter som i hovedsak realiseres/gjennomføres utenfor norsk, finsk og svensk del av Barentsregionen.

Barentssekretariatet tildeler midler etter en helhetlig vurdering av søknadene.

Følgende kriterier skal oppfylles:

• prosjektet gir god effekt/nytteverdi i Nord-Norge og/eller i samiske områder i Norge
• partnerne har god gjennomføringsevne
• partnerne har bærekraftig økonomi og realistisk budsjett for prosjektet.

Følgende kriterier vektlegges:

• prosjektet er realistisk og gjennomførbart, bidrar til nytenkning, har stor overføringsverdi og er godt forankret i aktuelle søkerorganisasjoner
• prosjektet ligger innenfor rammene av Barentssekretariatets strategier og satsingsområder
• prosjektet er i tråd med regionale strategier
• prosjektet bidrar til økt kompetanse
• prosjektet har et godt samarbeidsinnhold, er fremtidsrettet og har virkning ut over prosjektperioden

Søknader vurderes av Barentssekretariatets saksbehandlere. Se avsnittet over «Hvordan blir søknaden vurdert» for informasjon om hvilke kriterier vi vurderer søknadene etter.

Etter at søknadsfristen har utløpt må det påregnes 6-8 ukers behandlingstid.

Barentssekretariatet har vedtaksmøter rundt 1 måned etter at søknadsfristen har utløpt. Normalt vil søknader som er mottatt innen en søknadsfrist bli behandlet i førstkommende vedtaksmøte. Vedtaksbrev sendes til søkere like etter møtet.

Hvis det søkes om kr 400 000 eller mer, må endelig vedtak gjøres av Barentssekretariatets styre. For disse søknadene må det påregnes lengre behandlingstid enn for mindre søknader. Vedtaksbrev sendes da like etter styremøtet.

Barentssekretariatet mottar normalt flere søknader enn det er midler til. Dette betyr at vi må foreta prioriteringer, som medfører at noen kvalitetsprosjekter kan få avslag eller motta lavere tilskuddssum enn det er søkt om.

Hvis et prosjekt innvilges støtte, vil søker motta et vedtaksbrev der alle vilkårene for tilskuddet er beskrevet. For at tilskuddet skal utløses må prosjekteier undertegne en bevilgningsaksept, der vilkårene aksepteres. Aksepten må sendes til oss innen 1 måned etter mottak av vedtaksbrevet. Hvis bevilgningsaksepten ikke mottas innen fristen, vil Barentssekretariatet kunne trekke tilbake tilskuddet. 

Tilskuddet utbetales normalt i to rater. Første rate (inntil 75 %) kan utbetales først når Barentssekretariatet har mottatt signert bevilgningsaksept. Det må sendes anmodning om utbetaling av første rate. Andre rate (25 %) utbetales når rapport og regnskap for prosjektet er levert, og dette er godkjent av saksbehandler. 

Alle som mottar tilskudd fra Barentssekretariatet skal rapportere i tråd med vilkårene for tildelingen. For flerårige prosjekter skal det sendes årlige statusrapporter. Vilkårene for rapportering står beskrevet i vedtaksbrevet.

Rapportering skal skje gjennom portalen på barents.no. Barentssekretariatets skjema for rapportering skal benyttes. Alle punkter i skjemaet må fylles ut så grundig som mulig. 

Tilskuddet skal benyttes til formålet det er bevilget til. Hvis det er behov for å gjøre endringer i prosjektet skal Barentssekretariatet informeres om dette og godkjenne endringene. Dersom tilskuddet ikke brukes i tråd med forutsetningene, kan Barentssekretariatet kreve at eventuelle utbetalte midler blir tilbakebetalt.

Sluttrapporten skal dokumentere at prosjektet er fullført, hvilke resultater som er oppnådd og hvordan tilskuddet er benyttet. Regnskapet skal speile budsjettet i søknaden og avvik skal kommenteres.  

Når tilskuddsbeløpet fra Barentssekretariatet er 100 000 kroner eller over, skal regnskapet være revidert av statsautorisert regnskapsfører eller statsautorisert revisor. Revisjonsbekreftelsen skal sendes inn med sluttrapporten. Kostnader til revisjon kan inkluderes i prosjektbudsjettet. 

For bevilgninger på under kr 100 000 skal bilagene i regnskapet skannes og sendes som vedlegg til rapporten.

Hvis det gjøres vedtak om avslag, vil søker motta et vedtaksbrev der det gis begrunnelse for avslaget. Vedtak kan påklages i henhold til forvaltningsloven. Kommunal- og distriktsdepartementet er klageinstans.

Her finner du Forskrift om tilskuddsordning forvaltet av Barentssekretariatet IKS

Les forskriften for Barentssekretariatets tilskuddsordning (se her) og alle avsnitt over her nøye før du logger deg inn i søknadsportalen og begynner å fylle ut søknadsskjemaet. I søknadsskjemaet finner du også hjelpetekster, merket med «?». 

Får du tekniske utfordringer med søknadsskjema underveis kan du kontakte Barentssekretariatet.

Her kan du se på søknadsskjemaet før du logger deg inn i portalen:

(Link til tomt søknadsskjema)

For å logge deg inn i søknadsportalen må du opprette en bruker. Link til søknadsskjema/portalen her: