2. Planlegging av søknaden

Ingen hus kan bygges og ingen veier kan graves uten skikkelig planlegging. Det er grunnlaget for det meste og et barentsprosjekt er intet unntak.

Les retningslinjene
Før dere starter dette arbeidet må retningslinjene og kriteriene for midlene du ønsker å søke på studeres nøye. De fem minuttene du bruker på å lese dette er vel anvendt studietid for at du skal kunne skrive en søknad som kan godkjennes. Husk at Barentssekretariatet ikke støtter gjennomførte prosjekter. Bare fremtidige prosjekter. Dersom det er noe du synes er vanskelig eller uklart, er det aller lurest å ringe en av våre rådgivere så vil de rettlede deg mot en god søknad.

Det er i denne fasen at dere legger grunnlaget for samarbeidsinnholdet i søknaden. Det er viktig at dere tenker på hvilke klart definerte roller samarbeidspartnerne skal ha i prosjektet. Dersom en av partene overstyrer innholdet, vil sjansen være stor for at den andre partneren blir mindre engasjert i prosjektet og samarbeidsinnholdet blir svakt.

Kulturforståelse
En viktig utfordring prosjektdeltakere må være bevisst i denne fasen er at Russland og Norge er to ganske ulike land. Hele grunnlaget for at vi har Barentsprogrammet er nettopp for å øke kunnskapen og forståelsen rundt våre likheter og forskjeller. Språk, kultur, historie og samfunnet generelt har mange ulike sider ved seg i Norge og Russland. Det er jo også det som i første rekke gjør et Barentsprosjekt interessant å delta i. Men det kan også medføre ukjente hinder på veien. Ting som kan være en detalj for nordmenn kan være vanskelig å få til for russere og vise versa.

Bare en så åpenbar ting som visumsøknad er noe alle må ha fokus på i en tidlig fase av prosjektet. Like viktig er det at samarbeidspartnerne forklarer sine behov, forventninger, hva de kan bidra med økonomisk, kompetanse, tidsbruk, praktiske utfordringer så vel som tekniske. Med andre ord; en grundig gjennomgang av premissene som de to partnerne går inn i prosjektet med. Det er selvsagt ulike krav til denne gjennomgangen avhengig av hvor omfattende prosjektet er, men det tar ikke bort behovet for å gjøre seg kjent med sin samarbeidspartner før prosjektet starter.

Unngå pompøse fraser
Så snart dere kjenner hverandres styrker og forventninger, er det bare å sette i gang med å konkretisere innholdet i prosjektet. Legg alle pompøse fraser om gledene ved norsk-russisk forbrødring til sides og spar dem til festtalene. Søknader der ulike "nøkkelord" for barentssamarbeidet dukker opp i annenhver setning virker kunstig, og avslører at søker ikke klarer å forklare hva de egentlig ønsker med prosjektet.

"Dette prosjektet vil bidrar til styrket vennskap og grensesprengende aktivitet, og vil bryte ned barrierer gjennom at det skapes nye grensoverskridende relasjoner som vil bygge bro på tvers av den norsk-russiske grensen"

Ja, det håper vi at prosjektet vil gjøre, men hvordan...? 

Her må altså samarbeidspartnerne legge hodene i bløt og i felleskap konkretisere innhold og målsetning, og hvordan dere skal samarbeide om dette på enklest mulig vis.

Når tidsskjemaet og aktivitetene er klare, er budsjettarbeidet like viktig. Da må Barentssekretariatets retningslinjer sitte i ryggmargen slik at dere vet hvilke kostnader vi støtter og hvilke vi ikke støtter. Som hovedregelen støtter Barentssekretariatet utgiftene forbundet med selve samarbeidsdelen. Det vil si reise, opphold, kost, lokaler, tolking og lignende. Se retningslinjene for en full oversikt over dette. Husk også at vi krever russisk medfinansiering. Det er ikke satt noen spesifikk prosentandel her annet enn at vi ønsker russisk medfinansiering. En stor andel russisk medfinansiering er definitivt en styrke for søknaden, men for idrettslag og frivillige organisasjoner godtar vi at det frivillige arbeidet utgiftsføres som russisk medfinansiering. 

Hvilket program?
Det du bør være litt bevisst på i den videre planleggingen er om prosjektet ditt bør søke etter ordinære barentsmidler eller om du skal søke fra et av underprogrammene vi forvalter.

• Ordinære midler
  Alle prosjekter som tilfredsstiller kriteriene som er satt for Barentsprogrammet kan søke etter ordinære midler. Har du et norsk-russisk samarbeidsprosjekt på plankartet, uansett innhold, så gjør du ikke noe feil ved å søke etter ordinære midler.

Har du et profesjonelt kulturprosjekt eller et ungdomsprosjekt kan det være lurt å sjekke ut kriteriene for de målrettede programmene vi forvalter. Kanskje kan det gi prosjektet ditt ekstra muligheter. For journalister som ønsker å gjøre reportasjereiser i Russland, kan det være lurt å sjekke ut mediastøtteordningen vår.

• BarentsKult (Kontakt Margrethe Alnes, margrethe@barents.no)
  Profesjonelle kunstnere som har nyskapende kunst og kulturprosjekter bør lære mer om retningslinjer og vilkår for BarentsKult
• Ungdomsprogrammet (Kontakt Elizaveta Vassillieva, elizaveta@barents.no)
  Involverer prosjektet ungdommer kan retningslinjer og vilkår for ungdomsprogrammet være lurt å sjekke ut. For å få støtte her fra er det blant annet en fordel å ha deltakelse fra alle fire Barentsland.
• Mediastøtte (Kontakt Jonas Karlsbakk, jonas@barents.no)
  Litt på siden av de andre programmene finner du Reisestøtteordningen for journalister. Den er kun aktuell for registrerte journalister fra Norge eller Russland som ønsker å dra på reportasjereise i sitt naboland. Her kan man få støtte selv om du ikke har partner.