Guide til vår søkeportal

I vår nettbaserte søkeportal kan du følge hele saksgangen, se hvem som saksbehandler ditt prosjekt, levere inn tilsagn og levere sluttrapport i samme vindu under flagget "Min side". Lær mer om hvordan du navigerer i vår søkeportal her. 

I e-skjemaportalen finner du alt om din sak under fanen "Min side". Der blir du veiledet gjennom søkeprosessen. Under finner du en trinnvis veiledning for søkeportalen. 

1. Min side
Klikk på menyvalget "Min side" oppe til høyre på siden her. Er du ikke bruker allerede, må du opprette en profil ved å klikke på ny bruker. Ditt brukernavn blir e-postadressen du oppgir og så velger du selv et passord som du husker. Det kan være lurt å velge et passord som kan brukes av hele prosjektgruppa, slik at flere har muligheten til å logge seg på og redigere søknaden før den er ferdig utfylt. Det er også viktig å huske at det er den samme profilen som skal brukes til sluttrapporteringen, så dersom dere skifter prosjektleder så må også profilen som er brukt til å søke fra overtas av den nye prosjektlederen.

2. Velge skjema
Når du er logget inn får du opp hovedsiden for dine prosjektsøknader. Uansett hvor du er i barentsuniverset kan du navigere deg tilbake hit ved å klikke på linken "Min side/Min oversikt" oppe til høyre på siden. For å starte en ny søknad klikker du på den store grønne knappen. Da sendes du videre til skjemaoversikten vår hvor du må velge hvilket program du skal søke om midler fra. Er det slik at du ikke vet hvilket skjema du skal søke om midler fra, så skal du alltid bruke øverste skjema for ordinære midler. Vi har imidlertid en rekke satsingsområder med egne finansieringsprogram. Kontakt en av våre rådgivere for mer informasjon om dette.

3. Fyll ut søknad
Nå gjelder det for deg å fylle ut alle rubrikker med informasjonens som etterspørres. Det første du må sjekke er at du  har haket av for prosjektmidler i første vindu. 

Du kan gjøre det kronologisk ved å klikke neste nederst på siden, eller du kan hoppe fra tema til tema i venstremargen. Når du er ferdig med å fylle inn den prosjektinformasjonen du har så langt, kan du velge å avslutte for å legge inn mer informasjon på et senere tidspunkt. Du må da gå til oppsummeringsflagget slik at all informasjonen du har lagt inn hittil autolagres. Under oppsummering vil det også komme opp en liste med all den infomrasjonen som søknaden mangler for at den kan bli sendt inn til Barentssekretariatet.

Når du skal fortsette med søknaden så går du til barents.no, klikker på fanen "Min side" og logger inn og du klikker på redigeringsikonet lengst til høyre for den påbegynte søknaden din. 

NB: Ha tekst-backup!
En tommelfingerregel er uansett at du bør skrive det meste av søknaden i et tekst-redigeringsprogram først og så klippe og lime teksten inn i søknadsskjemaet. Selv om vi etterstreber å ha et datasystem som til en hver tid fungerer perfekt, kan vi ikke garantere for at det ikke skjer tekniske feil eller nettverksfeil når du skal sende inn din søknad. Skriv derfor aldri direkte inn i søknadskjemaet med online-portalen som eneste backup. Det er veldig frustrerende dersom du for eksempel skulle miste nettilgangen og dermed mister all tekst som du ikke har lagret.

Har du vedlegg som du ønsker knyttet til søknaden, kan disse enkelt lastes opp på nest siste flagg. Når det er sagt ønsker vi at mest mulig informasjon relatert til søknaden legges inn i det elektroniske skjemaet. 

4. Send
Når du mener at du har fått inn all informasjon som behøves går du til oppsummeringen og ser at det ikke er noen røde kryss lenger. Når du får grønt på alle sider vil det også være mulig å trykke på SEND-knappen. Ta en ekstra runde gjennom tekstene dine og vær sikker på at all informasjon er med før du trykker på send. Det er for så vidt ikke noe problem å oppdatere søknaden med nye versjoner av teksten om det mangler noe, men det blir fort krøll i systemet med stadig nye versjoner av søknaden i vårt saksbehandlingssystem.

5. Følg saksbehandlingen
Når du har sendt søknaden går du til menyvalget "Min side" igjen og vil etter hvert se at din innsendte søknad har flyttet nedover til Prosjekter i oversikten, med en nedlastbar versjon av din søknad. I denne oversikten kan du følge saksgangen i ditt prosjekt og se hvem som saksbehandler prosjektet. Du vil også få varsel om den innsendte søknaden på e-posten som er registrert i din bruker. 

Dersom prosjektet ditt blir tildelt støtte dukker det opp en knapp i høyremargen for innsending av tilsagn. Når prosjektet er godkjent vil det dukke opp en knapp for sluttrapport som du skal bruke når alle aktiviteter er ferdig og du kan avslutte prosjektet. 

6. Sluttrapporter
Sluttrapporter for prosjekt skal leveres elektronisk og prosedyrene er helt like. Du haker av for sluttrapport i første vindu og så klikker søkeren seg videre for å fylle inn all dokumentasjon og beskrivelse av det avsluttede prosjektet. Også prosjekter som opprinnelig er søkt med det gamle skjemaet skal leveres med e-skjema.

Dersom prosjektet ditt ble lagt inn i den gamle portalen skal du bruke sluttrapportknappen øverst på siden for å komme til sluttrapporten. 

Har du spørsmål om noe av dette, kontakt webansvarlig Jonas karlsbakk på e-post jonas@barents.no eller telefon 78 97 70 50.