Prosjektrapportering

Alle prosjekter som er gitt støtte fra Barentssekretariatet må levere sluttrapport. Prosjektsøknader over 100 000 kroner må også levere revisorgodkjent regnskap, mens regnskap for bevilgninger under dette må underskrives av prosjektets regnskapsfører.

For å levere sluttrapport: Velg "Min side" oppe på siden her, logg inn på din personlige bruker og gå til fanen "Søk prosjektstøtte". Her går du frem akkurat som når du skal søke prosjektstøtte, men når du kommer til første siden i det elektroniske skjemaet velger du boksen "Sluttrapportering" istedenfor prosjektmidler. 

Bakgrunn for rapporteringen
En prosjektrapport skal formidle kunnskap og erfaring fra et prosjekt som er avgrenset i tid. Denne informasjonen skal gjøres tilgjengelig for andre på best mulig måte.

I de fleste sammenhenger vil både prosessen/gjennomføringen og resultatet være viktig og må være tilgjengelig for at en rapport skal kunne ha verdi.

En rapport skal tjene to formål. Den et praktisk redskap for egenvurdering og den er utfyllende informasjon for økonomiske støttespillere. For å kunne ta vare på begge disse formål, bør rapporten også omfatte en beskrivelse av problemer og hindringer i gjennomføringsfasen. I de aller fleste prosjekter vil det oppstå uforutsette vansker som gjør at planene må justeres eller endres. En beskrivelse av et slikt avvik, og de overveielser og endringer som det har medført, vil bidra til å gi en mer dekkende og realistisk rapport.

Å skrive en rapport er ofte tidkrevende. Gode rapporteringsrutiner med dag- og loggbøker i arbeidsperioden, er en forutsetning for å kunne utarbeide milepels- og sluttrapport. Rapportens omfang må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Sluttrapporten skal kunne leses som et selvstendig dokument uavhengig av eventuell forkunnskap om prosjektet. Rapporten må ta utgangspunkt i søknaden og i de forutsetninger Barentssekretariatet har gitt i forbindelse med tildelingen av midlene. Flere av punktene i denne veilederen er relatert til punkter i prosjektsøknaden, slik at viktig dokumentasjon kan hentes derfra. Vi gir her en oversikt over de enkelte punktene i det elektroniske rapportskjemaet. Utdypingen/Stikkordene under de enkelte punktene er ment som forslag og veiledning til hva rapporten bør og kan inneholde. Innholdet må tilpasses det enkelte prosjekt og er en veiledning til en bedre og mer strukturert formidling.

TIPS: Før du går i gang med rapportskrivingen bør du lese igjennom søknaden din og bevilgningsbrevet fra oss. Da vet du bedre hva du faktisk skal rapportere på, og om det eventuelt er merknader til vedtaket.

Innhold i rapport
Følgende informasjon bør foreligge:
1) Prosjektets bakgrunn, målsetting og organisering
Her skal historikken komme frem, det vil si bakgrunnen for prosjektet og hva som var foranledningen for at prosjektet ble igangsatt. Det skal også gis en beskrivelse av målgruppen for aktivitetene og hva partene ønsket å oppnå. Videre ønsker vi å få vite hvordan samarbeidspartene organiserte prosjektet og fordelte oppgaver seg imellom.

Viktige stikkord:

  • Bakgrunn for tiltaket/prosjekter - målgruppen
  • Målformuleringer
    • Hovedmål
    • Delmål/tiltaksplan
  • Organisering
    • oppgave og ansvarsfordeling

2) Hvilke konkrete tiltak/aktiviteter er gjennomført, og når/hvor ble de gjennomført?
Her beskrives den praktiske gjennomføringen av prosjektet og hvordan prosessen forløp – fra forberedelsesfase og planlegging til implementering.

  • Viktige stikkord:
  • Forberedelser
  • Oppstart
  • Utvikling
  • Beskrivelse av alle prosjektaktiviteter
  • Gjennomføring/prosess

3) Beskriv evt. avvik i forhold til opprinnelig prosjektplan og hvorfor disse oppsto
Her beskrives eventuelle avvik fra den opprinnelige prosjektplanen. Eventuelle endringer av målsetting eller planlagte delmål beskrives og forklares. Det samme gjelder endringer i for eksempel aktivitetsnivå, målgruppe og progresjon, eller andre endringer. Evt. avbrudd og andre praktiske problemer/forhold redegjøres for her.

4) Beskriv prosjektets viktigste resultater
Prosjektets resultater beskrives og diskuteres. Måloppnåelse i forhold til oppsatte mål er sentralt under dette punktet. Det beskrives hvilken nytte prosjektet har hatt for prosjektgruppen, for målgruppen og for andre. Det diskuteres hvilke erfaringer som er gjort gjennom prosjektet og hva som er frembragt av ny kunnskap. Hvilke konsekvenser gir de frembragte resultatene? Det kan beskrives hvordan resultatene er benyttet, eller tenkt benyttet. Det kan drøftes hva som har overføringsverdi til andre og hva som er gjort eller tenkt gjort i forhold til distribuering av resultater.

I forhold til måloppnåelse understrekes det at det ikke nødvendigvis behøver å være et mislykket eller dårlig prosjekt selv om målene ikke er nådd. Prosjektet vil sannsynligvis likevel ha ført mye nyttig læring og erfaring.

Viktige stikkord:

  • Måloppnåelse
  • Konkrete resultater

5) Innenfor hvilke områder har deltagerne fått økt sin kompetanse gjennom prosjektet
Under dette punktet beskrives hva deltakerne i prosjektet har lært gjennom prosjektarbeidet, og hvilken nytte de kan ha av denne kompetansen.

Viktige stikkord:

  • Ny kunnskap
  • Kompetanseoverføring

6) Nye prosjektideer/Framtidige samarbeidsplaner
Her beskrives det om det gjennom prosjektet har blitt skapt ideer til nye prosjekter og om partnerne har planer om å samarbeide videre. Hvis nye ideer er unnfanget eller partene skal videreføre samarbeidet beskrives konkret hva som tenkes gjort videre.

7) Konklusjon/Egen evaluering av prosjektet
Her gis en kort oppsummering av prosjektet og prosjekteiers egen vurdering av prosjektets verdi, resultater og suksessoppnåelse.

8) Vedlegg til sluttrapporten
Mest mulig av aktiviteten som har vært skal dokumenteres. I tillegg til sluttrapporten er det derfor fint om dere legger ved: 

  • Bilder/film fra aktivitetene
  • Deltakerlister
  • Program 
  • Medieomtale