Vil du jobbe sammen med denne gjengen?

Barentssekretariatet søker sekretær i 100% stilling

Barentssekretariatet søker en ryddig og imøtekommende person som skal ha kontroll på alle innkomne prosjektsøknader til Barentssekretariatet, og bidra til at alle som kontakter sekretariatet får den beste oppfølging. 

­­

Barentssekretariatet søker sekretær i 100 % fast stilling.

Barentssekretariatet er et interkommunalt selskap eid av de tre nordnorske fylkeskommunene og har i dag 10 medarbeidere i Norge og 6 medarbeidere i Russland. Sekretariatet forvalter midler til finansiering av norsk-russiske samarbeidsprosjekter i nord på vegne av det norske utenriksdepartementet. Barentssekretariatet er et fredsprosjekt som bidrar til dialog, trygghet og avspenning i nord. I tillegg driver vi et utstrakt informasjonsarbeid der vi forteller om mulighetene i Barentsregionen og forholdene i Nordvest-Russland.

Det formelle barentssamarbeidet foregår mellom 14 administrative områder i Nord-Norge, Nord- Sverige, Nord-Finland og Nordvest-Russland, som tilsammen utgjør Barentsregionen.

Barentssekretariatet besitter høy kompetanse på Russland, og er en viktig nasjonal funksjon, plassert i Kirkenes. Sekretariatet samarbeider bredt med russlandsmiljøet i hele landet, men også med miljøer i hele Barentsregionen, en rekke land i Europa og USA.

Om stillingen
Elsker du å ta imot folk, er ryddig og ordentlig og brenner for samarbeid på tvers av kontorlandskap og landegrenser? Da er dette stillingen for deg. 

Barentssekretariatet søker en person som har god erfaring med saksbehandlingssystemer og arkivering i det offentlige. Personen vil ha ansvar for innregistrering av alle nye barentsprosjekter, og ellers ha kontroll over det meste av inn- og utgående kommunikasjon til Barentssekretariatet. I dette arbeidet vil det også inngå enkelte oppgaver relatert til sekretariatets informasjonsarbeid. 

Personen må være en imøtekommende og ryddig person som vil ha ansvar for å organisere de fleste besøk til sekretariatet, og sørge for at dette organiseres smidig. I tillegg vil personen se til at alle interne rutiner på kontoret følges opp.  

Arbeidoppgaver

  • Ansvar for registrering av innkommende søknader og kommunikasjon med prosjektledere
  • Arkivering og digitalisering av arkiv
  • Ta imot og tilrettelegge for besøkende og møtedeltakere
  • Behandle henvendelser på telefon og e-post, samt enklere informasjonsarbeid 
  • Generelt ansvar for post/kantine/kontordrift/sekretariatets bil
  • Motta og videreformidle visumsøknader
  • Forefallende arbeid ved behov

Kvalifikasjoner

  • Relevant utdanning og arbeidserfaring innen kontorfaget
  • God kjennskap til saksbehandlingssystemer som ACOS eller tilsvarende
  • Kjennskap til arkivregelverk
  • Erfaren med bruk av velkjente Office-programmer
  • Språk: Gode skriftlige og muntlige ferdigheter i norsk og engelsk
  • Positivt med kunnskaper i russisk
  • Førerkort klasse B


Personlige egenskaper

  • Imøtekommende og serviceinnstilt
  • Fleksibel og selvstendig
  • Liker å lære
  • Strukturert
  • Vant til å ha mange baller i luften
  • Løsningsorientert

Søknadsfrist 22. mars

Oppstart etter nærmere avtale. 
Lønn etter nærmere avtale.

Søknad med CV sendes til info@barents.no

Spørsmål om stillingen kan rettes til: 

Lars Georg Fordal
Sekretariatsleder
E-post: lars@barents.no
Telefon: 918 10 796

Marit Egholm Jacobsen
Nestleder
E-post: marit@barents.no
Telefon: 993 09 688

­­