3. Når søknaden skal skrives

Det veldig dumt å rote bort et godt prosjekt i en dårlig søknad. Følg anvisningene i søknadsportalen og la ikke noen ruter stå tomme.

Søknaden bør være inne minst 4-6 uker før oppstart, men det er ikke noe i veien for å sende inn søknaden et halvår eller mer i forveien. Jo større søknadssummen er, dess viktigere er det at søknaden kommer inn tidlig. Å søke om 400 000 kroner ei uke før prosjektet har oppstart er nærmest det samme som en søknad om avslag. Da skal det foreligge særdeles vektige argumenter for å få tilsagn på støtte. Det å komme med en søknad i siste liten på et stort prosjekt er for saksbehandler det første tegn på at prosjektet kanskje kan være dårlig planlagt.

Husk at alle søknader må sendes inn via vår online søkeportal. Papirsøknader godkjennes ikke. Vi ønsker også at du legger prosjektbeskrivelsen inn i selve søknaden og ikke som et vedlegg til søknaden. Det sparer oss for mye arbeid. For tekniske spørsmål relatert til bruken av søkeportalen, se denne artikkelen.

Det er to poster i søknaden din du skal vie spesielt stor oppmerksomhet. Det er den fyldige beskrivelsen av prosjektet og det er budsjettet med tilhørende fiansieringsplan.

Fyldig prosjektbeskrivelse er skrevet med fete typer og understreket i søkeskjemaet. Det er selvsagt fordi saksbehandler ønsker så mye informasjon om prosjektet som overhode mulig. Fortell om absolutt alt dere skal gjøre, trinn for trinn fra dag en til siste dag. I denne informasjonsflommen er det viktig at dere hele veien holder fokus på å skrive om hva som skal skje i dette prosjektet. Deler av fortida kan være fin å ha med, men bruk ikke mye tid på historiske gjennomganger. I tillegg må du ikke glemme hva du søker om midler til. Barentssekretariatet støtter norsk-russiske samarbeidsprosjekter. Derfor er det veldig viktig å få frem den norsk-russiske dimensjonen i prosjektet. Hvordan skal de norske og russiske partnerne samarbeide? Hvordan skal dere i fellesskap utvikle prosjektet? Samarbeidsprofilen med din russiske partner må derfor komme tydelig frem i søknaden.

Vanlige feil i den fyldige prosjektbeskrivelsen er:

  • Søker skriver alt for lite.
  • Søker bruker hele feltet til å beskrive bakgrunnen for prosjektet og lite om selve prosjektet.
  • Søker klarer ikke å klargjøre det konkrete innholdet i prosjektet og ender opp med bare å beskrive flotte samarbeidsvisjoner.
  • Søker har et godt prosjekt som beskrives fyldig, men glemmer å beskrive samarbeidsinnholdet. Saksbehandler er helt avhengig av å vite hvordan partene skal samarbeide om gjennomføringen.

Budsjettet er vel så viktig. Har du kommet godt ut av prosjektbeskrivelsen gjelder det at du setter opp et oversiktlig og fornuftig budsjett for prosjektet. Det vil si at utgifter må stå i samsvar med antall deltakere, reiseavstand og generelle kostnader som aktivitetene involverer. Husk at Barentssekretariatet bare kan støtte inntil 70 prosent av prosjektkostnadene. Ert annet viktig momenter at det kreves russisk medfinansiering. Gå også gjennom lista fra retningslinjene der eksempler på kostnader som Barentsmidlene ikke kan dekke er listet opp.

Vanlige feil i budsjettoppsettet er:

  • Budsjettpostene spesifiseres ikke godt nok.
  • Boksen hvor du skal forklare budsjettet brukes ikke godt nok
  • Søker har ikke lest retningslinjene og fører opp kostnader som Barentssekretariatet ikke kan dekke.
  • Søker har for stor andel av totalbudsjettet i kostnader til lønn og prosjektledelse. En viss grad av prosjektledelse kan vi dekke, men våre midler skal i første rekke gå til å dekke selve prosjektgjennomføringen. Er det veldig stor grad av administrativt forarbeid, bør søker skaffe annen finansiering til dette.
  • Søker beskriver ikke hva som kostnadsføres under annet-posten
  • Søker ber om støtte til aktiviteter som er gjennomført. Barentssekretariatet støtter bare fremtidige aktiviteter.
  • Søker har ikke russisk medfinansiering.
>>Trinn 4: Prosjektgjennomføringen