5. Sluttrapportering

Nesten like viktig som selve søknaden, er sluttrapporten. Korrekt rapportering må være på plass for å få sluttutbetaling. Søkere som ikke har fått godkjent sluttrapporten til forrige prosjekt får heller ikke søke om støtte til et nytt prosjekt.

Alle sluttrapporter skal sendes inn gjennom vår søkeportal

Når prosjektet er vel gjennomført skal alt rapporteres inn til Barentssekretariatet. Alle som har fått tildelt støtte må skrive en detaljert sluttrapport for alle faser av prosjektet. Det er veldig viktig for Barentssekretariatet at bruken av midlene er godt dokumentert både for Utenriksdepartementet, som står for det meste av finansieringen, og for eierne Finnmark, Troms og Nordland. På samme måte som dere rapporterer til oss om bruken av midlene, må Barentssekretariatet rapportere videre til UD og fylkene om bruken av midlene. Da er vi helt avhengig av at dere gir oss et godt rapporteringsgrunnlag. Dersom det er mangler i sluttrapporten får prosjektleder beskjed om å komme med utfyllende opplysninger, helt til vi har fått på plass en grundig dokumentering av prosjektet.

Vel så viktig for sluttrapporteringen er budsjettet. Du må vise at utgiftene er i henhold til søknaden, at du har egenfinansiering på minst 30 prosent og dersom du er tildelt over 100 000 kroner må du også levere revisorbekreftelse for budsjettet.

Når alt dette er på plass legger du alle data inn i søkeportalen og trykker til slutt send, akkurat som du gjorde når du søkte om midler.

Sluttutbetaling
Så snart rapporten er godkjent av Barentssekretariatets saksbehandler, vil prosjektleder få tilsendt et godkjenningsbrev og sluttutbetaling vil bli gjort til kontonummeret som ble oppgitt i søknaden.

Dersom det er mangler i sluttrapporten eller i budsjettet, vil det bli gitt varsel om dette slik at manglene utbedres og ny rapport kan sendes inn.

Det er viktig å huske på at Barentssekretariatet som hovedregel ikke innvilger ny støtte til en søker før det forrige prosjektet er rapportert og avsluttet.